In gemeentehuizen, lokale musea, cultuur- en ontmoetingscentra zijn heel wat kunstwerken terug te vinden. Schilderijen en beeldhouwwerken die de gemeente doorheen de jaren via schenkingen, aankoop of lokale kunstwedstrijden in haar bezit kreeg. Daarnaast dragen heel veel lokale musea en depots zorg voor een heel diverse erfgoedcollectie. Zo werd ook een groot deel van de collectie van Trezoor bij de verhuis in 2019 gedigitaliseerd.
De registratie gebeurt op een uniforme manier binnen de provinciale erfgoeddatabank erfgoedinzicht. Naast een goede objectfoto kreeg elk werk een nummer, objectnaam en titel. Indien bekend werden de vervaardiger, datering en verwervingsinformatie genoteerd. Afmetingen, materialen en zichtbare schade werden geregistreerd. Door het bevestigen van een duurzaam label (met barcode) en het noteren van de standplaats zijn de stukken voortaan makkelijk vindbaar. De verzamelde gegevens kregen een plekje in het collectiebeheerssysteem adlib en worden via de provinciale erfgoedbank Erfgoedinzicht online ontsloten.
Na de registratie zijn de geregistreerde objecten toegankelijk op erfgoedinzicht.be. Zo zijn de gemeentelijke collecties ook van thuis uit te raadplegen en worden de collecties beter toegankelijk voor beheer, consultatie, onderzoek en ontsluiting. Tijdens de 6 weken registratie inventariseerden de Digitalisatoren 1139 kunstwerken.
Er werd tijdens het project Digitalisatoren bewust gekozen geen diepgaande beschrijvingen van de kunstwerken te maken. De focus van het project digitalisatoren lag op het ‘weten wat je hebt’. Een goed – en volledig – overzicht van de collectie. Een focus op de volledigheid van de collectie eerder dan op het ‘diep graven’ in de geschiedenis en betekenis van een bepaald stuk.
Met de basisregistratie in de hand organiseerde erfgoed zuidwest in 2017 en 2018 een registratiemarathon, bandwerk. Met de hulp van vele handen van vrijwilligers en studenten vulden we tijdens deze tweedaagse de beschrijvingen verder aan zodat de collecties breed ingezet kunnen worden en gemakkelijker doorzocht kunnen worden voor bruiklenen, onderzoek, tentoonstellingen en projecten.
Zuidwest organiseerde al verschillende maken 'Digitalisatoren' sinds 2017. Elk jaar werden andere erfgoedcollectie gedigitaliseerd.
In 2017 lag de focus op de kunstcollectie van gemeentehuizen, lokale musea, cultuur- en ontmoetingscentra. Toen gingen er er 3 jobstudenten aan de slag, 2 studenten uit een erfgoedrichting en 1 fotografiestudent, met de kunstcollectie van Anzegem, Avelgem, Harelbeke, Lendelede, Menen, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem.
In 2018 werden heel diverse voorwerpen uit lokale musea en depots gedigitaliseerd: de collectie Peter Benoit, de collectie René De Clercq, een collectie pijpen, snuiftabak, tabakspotten, het processietextiel van Kruiseke, de kunstcollectie van Menen en Kuurne, de collectie van Transfo Zwevegem en het brandweererfgoed van Vichte. Het team digitalisatoren bestond uit 5 jobstudenten met een achtergrond in een erfgoedrichting en/of fotografie.
In 2019 verhuisden heel wat collecties naar erfgoeddepot Trezoor. De 'digitalisatoren' registreerden en inventariseerden toen heel wat collectiestukken in het depot. De focus lag onder andere op de schilderijencollectie van de stad Kortrijk, de collectie spinnenwielen, iconografie en keramiek. Het team digitalisatoren bestond uit 3 jobstudenten met een achtergrond in een erfgoedrichting en/of fotografie.
