De regio onder de scanner

Het project De regio onder de scanner wil digitalisering van archiefstukken voor lokale besturen goedkoper en sneller maken om zo de interne processen en externe dienstverlening te verbeteren.

Projectcoördinator: zuidwest
Projectpartners: OpeningUp (Leiedal), Gemeente Avelgem, Gemeente Deerlijk, Stad Harelbeke, Stad Kortrijk, Stad Menen, Stad Waregem, Stad Wervik, Gemeente Wevelgem
Duur: 2016-2019 (voortraject 2014-2016)

Archiefcollectes digitaliseren biedt lokale besturen diverse voordelen, maar kent doorgaans een hoog kostenplaatje bij uitbesteding aan gespecialiseerde firma’s. Met een business case onderzochten Opening Up (Leiedal) en zuidwest de mogelijkheden tot intergemeentelijke samenwerking op dit vlak. Hieruit bleek dat de aankoop van één professionele boekscanner voor de regio de digitalisatiekost voor administratief archief en erfgoeddocumenten met meer dan 90% kan reduceren.

De lokale besturen van Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Menen, Waregem, Wervik en Wevelgem beslisten de handen in elkaar te slaan binnen het project De regio onder de scanner. Ze worden daarin ondersteund door de intergemeentelijke erfgoedcel, erfgoed zuidwest.

In het voorjaar van 2016 werd een professionele A1 boekscanner aangekocht door het Stadsarchief Kortrijk. Vanuit het stadsarchief wordt de scanner ter beschikking gesteld van de andere partners die bijdragen in alle verwante kosten. Zo plannen we in drie jaar tijd meer dan één miljoen pagina's uit bevolkingsregisters, notulen, akten, kaarten en tekeningen te digitaliseren.

• Kwaliteit in dienstverlening - digitalisering versnelt de interne en externe dienstverlening binnen het lokaal bestuur; is positief voor de bewaring van de archiefstukken en leidt tot een efficiënter archiefbeheer.
• Sneller - de prioritaire noden, opgelijst voor de komende vier jaar, kunnen in twee jaar verwerkt worden. Na het tweede jaar blijft de scanner beschikbaar voor partners en mogelijke nieuwe noden.
• Goedkoper - in vergelijking met uitbesteding worden de kosten voor digitalisering met meer dan 90% gereduceerd. Waar de aankoop van een scanner voor één bestuur te duur is, wordt dit door intergemeentelijke samenwerking nu wel een optie.
• Lokaal - het scanwerk zal op één centrale locatie gebeuren, en dit door leerwerknemers.
• Duurzamer - ook voor de duurzame opslag van bestanden, bestaan valabele en goedkopere oplossingen. Zo ontlasten we live storage en vermijden we het gebruik van externe harde schijven.
• Open - het online beschikbaar maken van culturele data bevordert het gebruik, hergebruik en de uitwisseling van gegevens waar de sector alleen baat bij heeft. Kwaliteitsvolle digitale data is bovendien een eerste cruciale stap richting Linked Open Data.

Een archiefcollectie of erfgoedbibliotheek leeft en is dynamisch. Ze groeit, ze wordt geconsulteerd, ze beweegt,... Om dit papieren erfgoed nog beter te ontsluiten is digitaliseren een belangrijke tool, een opportuniteit en in vele gevallen onvermijdelijk. Digitaliseren laat immers toe je documenten:

• Beter te bewaren (je gaat verder kwaliteitsverlies tegen en je beschermt het origineel);
• Eenvoudiger, kwaliteitsvoller en sneller beschikbaar te maken voor intern gebruik binnen de gemeentelijke diensten en voor raadpleging door externen;
• Verder actief te beheren (plaats besparend in selectieproces);
• Breed te ontsluiten via bestaande digitale erfgoedbanken.

• De stad Kortrijk investeert zo’n €60.000 in een performante en professionele scanstudio voor stad en streek (actie 6 uit het ICT-beleidsplan van de stad Kortrijk). Na het project blijft de scanner beschikbaar voor lokale en regionale projecten.
• Partnerinstellingen brengen ongeveer €37.000 in, om zo samen de kosten verbonden aan het project te dragen.
• Er staan meer dan 1.000.000 te digitaliseren pagina’s op de planning. Goed voor zo’n 3 jaar gezamenlijk digitaliseringswerk.
• De regio onder de scanner zal 39.000 GB aan hoogwaardig beeldmateriaal afleveren.
• Mocht je alle te digitaliseren bladzijden openleggen, dan spreken we over bijna 20 hectare aan papier!